« Mon enfant est malade, dois-je envoyer un certificat médical ? »
« Combien d’heures pour prévenir mon employeur ? »
« Que risque-t-on en cas d’absence non justifiée ? »
Ces questions hantent quotidiennement des millions de collaborateurs. Car derrière chaque absence se cache un enjeu majeur : respecter ses obligations légales tout en préservant son emploi. Décès d’un proche, accident, formation, congé maternité… Chaque situation exige un justificatif spécifique et des délais précis.
L’absentéisme explose, les contrôles se renforcent. Les employeurs peuvent désormais exiger des preuves dès le premier jour, sanctionner les absences injustifiées et même présumer la démission en cas d’abandon de poste.
Arrêt de travail, attestation, courrier recommandé : maîtrisez les règles qui vous protègent. Notre guide complet pour gérer sereinement vos absences professionnelles.
Quelles sont les règles pour justifier une absence ?
Toute absence du salarié doit obligatoirement être justifiée, quelle que soit sa durée. L’employeur est en droit d’exiger du salarié un justificatif s’il s’absente du travail, même pour une seule journée. Cette obligation de justifier découle directement du code du travail et s’applique sans exception.
Les règles de justification distinguent deux catégories d’absences :
- Les absences justifiées correspondent aux situations où le salarié a obtenu l’accord de l’employeur pour pouvoir s’absenter et toute absence doit être justifiée, peu importe la durée et la raison.
- À l’inverse, les absences injustifiées surviennent lorsque le salarié ne respecte pas ces règles de justification.
Les motifs d’absence reconnus comme légitimes par la législation comprennent plusieurs catégories d’absence légitime. Les congés payés et RTT nécessitent une autorisation préalable de l’employeur. Les motifs médicaux englobent l’arrêt maladie, l’accident de travail ou la maladie d’un proche nécessitant la présence du salarié.
Les événements familiaux bénéficient de durées spécifiques :
- le mariage ou remariage : 4 jours
- le Pacs : 4 jours
- la naissance ou l’adoption d’un enfant : 3 jours
- le décès du père, de la mère, du frère, de la sœur, du beau-père, de la belle-mère ou d’un conjoint : 3 jours
- le décès d’un enfant : 12 jours.
D’autres motifs d’absence incluent la formation professionnelle, les convenances personnelles (congé sans solde, sabbatique), les motifs judiciaires ou civiques, ainsi que les catastrophes naturelles et grèves de transport. Chaque situation requiert un justificatif requis adapté au délai de justification imposé.
Feuillet 3 → Employeur
Quels justificatifs fournir selon le motif d’absence ?
Le type de justificatif d’absence varie selon le motif d’absence invoqué. Pour justifier une absence, vous devez fournir un document spécifique correspondant à votre situation.
Pour les motifs de santé, l’arrêt de travail constitue le justificatif valable de référence. Si le salarié est malade, l’organisme de Sécurité sociale (CPAM, MSA) doit être prévenu dans les 48 heures qui suivent l’absence. Le salarié doit adresser son arrêt maladie (feuillet 1 et 2) à l’organisme de Sécurité sociale et le feuillet 3 à l’employeur. À partir de juillet 2025, les arrêts de travail adoptent un nouveau format avec des éléments supplémentaires pour attester plus facilement de son authenticité : papier spécial, étiquette holographique, encre magnétique. Pour un proche malade, un certificat médical attestant de l’état de santé de la personne concernée est requis.
Des outils existent en interne comme Lucca Absences (anciennement Timmi Absences) pour gérer les absences en ligne.
Les événements familiaux nécessitent les actes d’état civil correspondants. Pour justifier une absence liée à un événement familial, le collaborateur doit adresser à son employeur le certificat correspondant (acte de mariage, de naissance, de décès…). Le congé maternité requiert un certificat attestant de sa grossesse à son employeur et précisant les dates de début et de fin du congé.
Pour la formation professionnelle, si elle se déroule hors entreprise, le collaborateur devra fournir à son employeur un justificatif émanant de l’organisme de formation avec la date et les heures de celle-ci.
Les motifs administratifs ou judiciaires exigent une copie de la convocation officielle. En cas de grève des transports, son employeur peut lui demander une attestation délivrée par la compagnie de transport. Pour les catastrophes naturelles, tout justificatif tangible et crédible pourra servir de preuve : photos de la rue, articles de presse,…
Quels délais pour justifier une absence ?
Le délai de justification légal est fixé à 48 heures pour justifier une absence au travail. Cette règle s’applique universellement, comme le confirment toutes les sources officielles. Hors dispositions contractuelles ou conventionnelles différentes, il est d’usage que le salarié dispose de 48 heures pour prévenir l’employeur de son absence et lui fournir un justificatif.
Cependant, les règles de délai peuvent varier selon les secteurs d’activité. Certaines conventions collectives prévoient des délais plus courts (1 jour) ou plus longs (4 jours). C’est le cas de la convention collective de l’ameublement (fabrication), des bureaux d’études techniques ou des experts-comptables et commissaires aux comptes.
Il est important de distinguer la notification d’absence immédiate du justificatif sous 48 heures. L’absence du salarié doit être signalée rapidement, même si le document officiel suit dans le temps imparti. En cas d’absence, le salarié doit prévenir, par tout moyen (appel téléphonique, mail, SMS,…), l’employeur ou la direction des ressources humaines, et ce dans les meilleurs délais.
Pour l’employeur, hors force majeure et en l’absence de production d’un justificatif dans ce délai, l’employeur dispose de deux mois pour engager, à l’encontre du salarié, une procédure d’obtention d’un justificatif et envisager une sanction disciplinaire.
Concernant les arrêts maladie, la procédure est spécifique : le salarié doit transmettre simultanément les feuillets 1 et 2 à la CPAM/MSA et le feuillet 3 à l’employeur, toujours dans ce délai de justification de 48 heures. Attention, il faut bien prendre en compte que des contrôles des arrêt de travail peuvent subvenir.
Comment informer l’employeur d’une absence ?
Pour informer l’employeur d’une absence, la loi autorise tous les moyens de communication. Le salarié doit prévenir, par tout moyen (appel téléphonique, mail, SMS,…), l’employeur ou la direction des ressources humaines. Cette souplesse facilite la notification d’absence en situation d’urgence.
L’obligation légale impose de prévenir l’employeur « dans les meilleurs délais ». Le salarié doit informer sous 48h son employeur de son absence par tout moyen, oral ou écrit : coup de fil, mail, SMS. Cette demande de justificatif doit être anticipée dès la première prise de contact.
Il est recommandé de conserver une preuve de cette communication : accusé de réception d’email, capture d’écran de SMS ou note écrite pour un appel téléphonique. Cette précaution protège le salarié en cas de contestation ultérieure.
La distinction est importante entre l’information immédiate de l’absence et l’envoi du justificatif à fournir formel. Même si le certificat médical ou autre document officiel suit dans les 48 heures règlementaires, la notification d’absence doit être effectuée dès le premier jour d’absence pour respecter les obligations contractuelles.
Que faire en cas d’absence non justifiée ?
Une absence non justifiée correspond à une situation où le salarié est absent sans autorisation préalable et sans fournir de justificatif valable. Les absences non prévues, sans autorisation préalable et/ou sans motif d’absence valable pourront être considérées comme des absences injustifiées.
L’employeur doit d’abord effectuer une vérification préalable. Il est recommandé à l’employeur de contacter le salarié pour connaître la raison de son absence (motif médical, accident, imprévu…). Assurez-vous également auprès de son manager que ce dernier n’a pas reçu de justificatif d’absence.
Ensuite, l’employeur peut engager une procédure disciplinaire formelle. Si vous n’avez pas reçu de justificatif d’absence au terme du délai légal de 48h, vous êtes en droit d’adresser une lettre de mise en demeure au salarié absent (lettre recommandée avec accusé de réception). Cette mise en demeure doit préciser le délai sous lequel le salarié doit revenir travailler (qui ne peut être inférieur à 15 jours calendaires).
Les sanctions peuvent être graduelles : avertissement, blâme, mise à pied disciplinaire, voire licenciement pour faute. En l’absence de justification ou de congé posé, l’employeur peut également retenir le salaire correspondant à la journée non travaillée.
Depuis la loi du 21 décembre 2022, le salarié absent de longue durée sans justificatif peut être considéré en abandon de poste et présumé démissionnaire, perdant ainsi ses droits aux allocations chômage. Cette retenue sur salaire s’accompagne de la rupture du contrat de travail.
Comment justifier une absence injustifiée ?
Face à une absence injustifiée, plusieurs options permettent de régulariser la situation. Le salarié peut transmettre une lettre d’excuse motivée expliquant les circonstances exceptionnelles qui ont empêché la justification de son absence non justifiée.
La production tardive d’un justificatif médical reste possible, notamment si des raisons indépendantes de la volonté du salarié ont retardé l’obtention du document. Il peut arriver que le salarié n’ait pas prévenu l’employeur de son absence dans les temps mais pour des raisons indépendantes de sa volonté.
La réactivité et la bonne foi constituent des éléments déterminants. L’employeur peut faire preuve de clémence, particulièrement si c’est la première fois que le salarié ne justifie pas son absence à temps, l’employeur peut être indulgent et adresser seulement un blâme, un avertissement au salarié, ou simplement lui rappeler la règle à respecter sans pour autant le sanctionner.
L’historique professionnel du salarié influence également la décision. Une absence non justifiée exceptionnelle chez un collaborateur habituellement exemplaire sera généralement traitée avec plus d’indulgence qu’une récidive, évitant ainsi une sanction disciplinaire lourde ou une mise en demeure formelle.
